Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen

BAB I

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

A.  Pendahuluan

Deskripsi Singkat

Istilah Sistem Informasi Manajemen/SIM telah banyak didefinisikan oleh

para ahli manajemen dan komputer dengan cara pandang yang berbeda-beda.

Istilah tersebut telah dikenal sejak tahun 1960-an. Konsep Sistem Informasi

Manajemen saat itu berkembang seiring perkembangan fokus penggunaan

teknologi komputer. 

Relevansi

Pembahasan pada bab ini sangat penting untuk dipahami mengingat sifat

bahasannya yang mendasar dan konseptual. Bahasan tentang Sistem, Informasi,

dan Manajemen dimaksudkan agar mahasiswa mampu memahami secara baik

istilah SIM sehingga dapat memberikan kesadaran bahwa penerapan SIM untuk

tujuan utama menghasilkan informasi dalam mendukung pengambilan keputusan

manajemen.

Kompetensi Dasar 

Mahasiswa dapat menjelaskan pengertian Sistem Informasi Manajemen.

B.  Penyajian

1.  Definisi Sistem Informasi Manajemen

Istilah Sistem Infomasi Manajemen sebenarya terdiri atas tiga kata kunci,

yaitu sistem, informasi, dan manajemen. Sebagaimana telah disinggung di atas,

cara yang lebih baik untuk memberikan definisi Sistem Infomasi Manajemen

adalah dimulai dengan memahami istilah sistem, informasi, dan manajemen.

Seanjutnya, berdasarkan pemahaman yang diperoleh dapat digunakan untuk

memberikan definisi tentang Sistem Infomasi Manajemen, yaitu menggabungkan

ketiga kata kunci tersebut.

 

1.1 Definisi Sistem 

Sebagaimana istilah Sistem Informasi Manajemen/SIM, sistem juga telah

didefinisikan oleh para ahli dalam berbagai cara yang berbeda. Perbedaan tersebut

terjadi karena perbedaan cara pandang dan lingkup sistem yang ditinjau. 

Secara umum, sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau

kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang

dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk

melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan. 

Model umum suatu sistem adalah terdiri atas masukan (input), pengolah

(process), dan keluaran (output), sebagaimana ditunjukkan oleh Gambar 1.1.

Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut (Sutanta,2003):

  Mempunyai komponen (components)

Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun

sistem. Komponen sistem disebut sebagai subsistem, dapat berupa benda

nyata ataupun abstrak, misalnya orang, benda, hal atau kejadian yang terlibat

di dalam sistem. 

  Mempunyai batas (boundary)

Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang

lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu

sistem. Batas sistem akan memberikan batasan scope tinjauan terhadap sistem.

  Mempunyai lingkungan (environments)

Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem.

Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya,

lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga

keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem yang merugikan akan

diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan jika

mungkin ditiadakan.

  Mempunyai penghubung/antar muka (interface) antar komponen

Penghubung/antarmuka merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu

yang bertugas menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem. 

Dalam dunia komputer, penghubung/antarmuka dapat berupa berbagai macam

tampilan dialog layar monitor yang memungkinkan seseorang dapat dengan

mudah mengoperasikan sistem aplikasi komputer yang digunakannya.

  Mempunyai masukan (input)

Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu

dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut

untuk menghasilkan keluaran yang berguna. Dalam Sistem Informasi

Manajemen, masukan disebut sebagai data.

  Mempunyai pengolahan (processing)

Pengolah merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama

mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para

pemakainya. Dalam Sistem Informasi Manajemen, pengolahan adalah berupa

program aplikasi komputer yang dikembangkan untuk keperluan khusus.

Program aplikasi tersebut mampu menerima masukan, mengolah masukan,

dan menampilkan hasil olahan sesuai dengan kebutuhan para pemakai.

  Mempunyai keluaran (output)

Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk

keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. Dalam Sistem

Informasi Manajemen, keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh

program aplikasi yang akan digunakan oleh para pemakai sebagai bahan

pengambilan keputusan.

  Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal)

Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama dengan

harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran berbeda

dengan tujuan. Sasaran sistem adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk

jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi/hasil

akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang. Dalam

hal ini, sasaran merupakan hasil pada setiap tahapan tertentu yang mendukung

upaya pencapaian tujuan.

  Mempunyai kendali (control)

Setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja sesuai

dengan peran dan fungsinya masing-masing. Hal ini bisa dilakukan jika ada

bagian yang berperan menjaganya, yaitu bagian kendali. Bagian kendali

mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat berlangsung

secara normal sesuai batasan yang telah ditetapkan sebelamnya. Dalam Sistem

Informasi Manajemen, kendali dapat berupa validasi masukan, validasi proses,

maupun validasi keluaran yang dapat dirancang dan dikembangkan Secara

terprogram.

  Mempunyai umpan balik (feedback)

Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk mengecek

terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya ke

dalam kondisi normal.

Dalam gambar tersebut, suatu subsistem berkaitan dengan subsistem

lainnya dihubungkan oleh  interface, membentuk satu kesatuan guna mencapai

tujuan (objectives), dan pada akhirya diharapkan akan mencapai  goal. Suatu

subsistem bisa jadi memuat komponen input, process, dan output yang

dikendalikan oleh bagian control yang melakukan kendali berdasarkan feedback.

Dalam suatu sistem, subsistem 1 bisa juga berperan sebagai input bagi subsistem

2 yang berperan sebagai process.

1.2 Data dan Informasi

Data dapat didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian-

kejadian nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang

tertentu yang tidak acak yang menunjukkan jumlah, tindakan, atau hal. Data dapat

berupa catatan-catatan dalam kertas, buku, atau tersimpan sebagai file dalam basis

data. Data akan menjadi bahan dalam suatu proses pengolahan lata. Contoh data

adalah catatan identitas pegawai, catatan transaksi pembelian, catatan transaksi

penjualan, dan lain-lain.

Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang

penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam

pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu

juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang (Amsyah,2000,

Sutanta,2003). 

Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah

dari unit pengolah. Contoh informasi adalah daftar pegawai berdasarkan

departemen, daftar pegawai berdasarkan golongan, rekapitulasi transaksi

pembelian pada akhir bulan, rekapitulasi transaksi penjualan pada akhir bulan, dan

lain-lain.

 

Dalam gambar tersebut, input adalah data yang akan diolah oleh unit

pengolah, dan output adalah informasi sebagai hasil pengolahan data yang telah

diinputkan tersebut. Suatu unit penyimpan diperlukan sebagai alat simpanan data,

pengolah, maupun informasi.

1.2.1 Fungsi Informasi

Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi (Sutanta,2003), antara

lain:

a.  Menambah pengetahuan

Adanya informasi akan menambah pengetahuan bagi penerimanya yang dapat

digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam mendukung proses

pengambilan keputusan.

b.  Mengurangi ketidakpastian

Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan

terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga menghindari keraguan pada saat

pengambilan keputusan.

c.  Mengurangi resiko kegagalan

Adanya informasi akan mengurangi resiko kegagalan karena apa yang akan

terjadi dapat diantisipasi dengan baik, sehingga kemungkinan terjadinya

kegagalan akan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang tepat.

d.  Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan 

Adanya informasi akan mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan,

karena keputusan yang diambil lebih terarah.

e.  Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan

yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.

Adanya informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran, dan keputusan

yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan

secara lebih baik berdasar informasi yang diperoleh.

1.2.2 Biaya Informasi

Menurut pengalaman, biaya pengolahan data untuk suatu organisasi agar

dapat menghasilkan informasi tingkat tinggi/berkualitas berkisar antara 5%-15%

dari keseluruhan biaya yang harus dikeluarkan oleh organisasi. Namun demikian,

dalam organisasi tertentu (misal organisasi yang mempunyai bidang usaha

keuangan) biaya tersebut bisa mencapai hingga 50% dari total pengeluaran.

Biaya informasi meliputi komponen-komponen biaya yang harus

dikeluarkan, berupa:

a.  Biaya perangkat keras

Biaya perangkat keras dapat meliputi biaya tetap (fixed cost) dan akan

meningkat untuk tingkat-tingkat mekanisasi yang lebih tinggi.

b.  Biaya analisis, perancangan dan pelaksanaan sistem

Biaya analisis, perancangan dan pelaksanaan sistem dapat meliputi biaya

untuk perumusan suatu metodologi untuk prosedur-prosedur pengolahan data

secara keseluruhan dan persiapan pembuatan program aplikasi komputer.

c.  Biaya tempat dan lingkungan

Biaya tempat dan lingkungan bersifat semi variabel.

d.  Biaya perubahan

Biaya perubahan dapat meliputi biaya yang diperlukan untuk setiap jenis

perubahan dari satu metode pengolahan data tertentu ke metode lain.

e.  Biaya operasi

Biaya operasi merupakan biaya variabel yang antara lain meliputi gaji

pegawai, pemeliharaan fasilitas dari sistem perlengkapan barang-barang, dan

fasilitas bantuan.

1.2.3 Nilai Informasi

Menurut Davis (1985) nilai informasi dikatakan sempurna apabila

perbedaan antara kebijakan optimal tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan

optimal menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas.

Berdasarkan informasi-informasi itu, maka seseorang manajer/pemimpin dapat

mengambil keputusan secara lebih baik.

Sebagai contoh, keputusan yang diambil tanpa menggunakan informasi

yang sempurna adalah meningkatkan jumlah produksi pada tahun mendatang.

Ternyata, kenyataannya tidak ada kenaikan kebutuhan di pasar. Akibatnya,

perusahaan justru mengalami kerugian. Padahal, berdasarkan informasi sempurna

yang tersedia, memang tidak perlu menaikkan jumlah produksi. Dalam kondisi

ekstrim seperti ini, maka keputusan yang diambil secara sembarangan akan

merugikan perusahaan. Jika saja keputusan diambil dengan menggunakan

informasi yang ada tentu saja tidak mengakibatkan kerugian.

Dalam contoh yang lain, jika upaya promosi mampu meningkatkan jumlah

omzet penjualan dalam jumlah yang signifikan, maka semestinya upaya tersebut

perlu dilanjutkan. Sebaliknya jika upaya promosi tidak dilanjutkan, ternyata

jumlah omzet penjualan mengalami penurunan yang tajam. Jika keputusan

diambil secara sembarangan dan justru menurunkan upaya promosi, maka

perusahaan jelas mengalami kerugian.

Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Terdapat 10

(sepuluh) sifat yang dapat menentukan nilai informasi (Sutanta,2003), yaitu:

a.  Kemudahan dalam memperoleh

Informasi mempunyai nilai yang lebih tinggi apabila dapat diperoleh secara

mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai

jika sulit diperoleh.

Informasi dapat diperoleh dengan mudah jika sistem dilengkapi oleh basis

data dan bagian pengolah yang mampu mengolah data dengan baik untuk

memenuhi segala kebutuhan informasi secara mudah.

b.  Sifat luas dan kelengkapannya

Informasi mempunyai nilai yang lebih tinggi apabila mempunyai lingkup/

cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi

tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik. Sifat luas dan

lengkap tersebut memerlukan dukungan basis data yang cukup lengkap dan

terstruktur dengan baik.

c.  Ketelitian (accuracy)

Informasi mempunyai nilai yang lebih tinggi apabila mempunyai ketelitian

yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena

akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan. Informasi yang akurat

dapat diperoleh jika basis data yang tersedia sebagai sumber informasi

memuat data yang valid, baik tipe, bentuk, maupun format datanya. Hal ini

memerlukan adanya proses validasi setiap data yang di-input-kan ke dalam

basis data. Proses validasi perlu dilakukan sejak pertama kali data diinputkan,

sehingga basis data terhindar dan data yang tidak benar. Data yang salah akan

menghasilkan informasi hasil olahan yang salah pula. Dalam sistem informasi,

saiipah data akan menghasilkan sampah pula (garbage in garbage out).

d.  Kecocokan dengan pengguna (relevance)

Informasi mempunyai nilai yang lebih tinggi apabila sesuai dengan kebutuhan

penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak

sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan

untuk pengambilan keputusan.

e.  Ketepatan waktu

Informasi mempunyai nilai yang lebih tinggi apabila dapat diterima oleh

pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak

bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada

saat pengambilan keputusan. Informasi tepat waktu dapat diperoleh jika ada

dukungan sistem informasi yang mampu mengolah data secara cepat.

Penggunaan sistem komputer dalam sistem informasi akan memberikan

dukungan yang sangat berarti untuk memperoleh data tepat waktu, karena

komputer mampu mengolah data dengan kecepatan yang sangat tinggi.

f.  Kejelasan (clarity)

Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi.

Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.

Dibandingkan dengan bentuk teks atau deskriptif, informasi dalam bentuk

tabel atau grafik banyak menjadi pilihan, karena dapat dibaca dan dipahami

dengan lebih mudah. Hal ini memerlukan analisis kebutuhan bentuk dan

format informasi yang diperlukan, sehingga dapat digunakan sebagai dasar

perancangan output yang tepat. Penggunaan sistem komputer akan membantu

memenuhi kebutuhan tersebut. 

g.  Fleksibilitas/keluwesan-nya

Nilai informasi semakin sempuma apabila memiliki fleksibilitas tinggi.

Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pemimpin pada saat

pengambilan keputusan. Fleksibilitas informasi berhubungan dengan bentuk

dan format tampilan informasi. Perubahan bentuk dan format tampilan

informasi dapat dilakukan secara mudah dengan memanfaatkan komputer.

h.  Dapat dibuktikan

Nilai informasi semakin tinggi apabila informasi tersebut dapat dibuktikan

kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber

yang diolah.

i.  Tidak ada prasangka

Nilai informasi semakin tinggi apabila informasi tersebut tidak menimbulkan

prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi. Kesalahan tersebut dapat

teradi akibat kesalahan data atau prosedur pengolahan. Informasi dapat

menimbulkan keraguan jika tidak wajar.

j.  Dapat diukur

Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat

mencapai nilai yang tinggi. Pengukuran informasi umumnya dimaksudkan

untuk mengukur dan melacak kembali validitas data sumber yang digunakan.

1.2.3 Mutu Informasi

Hasil penyelidikan tentang sikap para manajer terhadap Sistem Informasi

Manajemen menunjukkan bahwa 75% manajer menilai peningkatan mutu dan

jumlah informasi adalah hampir sama dipandang dari sudut pengaruhnya terhadap

prestasi kerja. Tetapi apabila diberi kesempatan memilih, maka lebih dari 90%

manajer menyukai peningkatan mutu informasi daripada jumlahnya.

Perbedaan mutu informasi disebabkan oleh penyimpangan atau kesalahan.

Pada umumnya kesalahan informasi merupakan masalah yang lebih sulit diatasi

karena tidak mudah menyesuaikannya dibandingkan jika hanya terjadi

penyimpangan informasi. Menurut Davis (1985), kesalahan informasi antara lain

disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut:

a.  Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.

b.  Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar.

c.  Hilang/tidak terolahnya sebagian data.

d.  Pemeriksaan/pencatatan data yang salah.

e.  Dokumen induk yang salah.

f.  Kesalahan dalam prosedur pengolahan (misal: kesalahan program aplikasi

komputer yang digunakan).

g.  Kesalahan yang dilakukan secara sengaja.

Penyebab kesalahan tersebut dapat diatasi dengan cara-cara sebagai

berikut:

a.  Kontrol sistem untuk menemukan kesalahan

b.  Pemeriksaan internal dan eksternal

c.  Penambahan batas ketelitian data

d.  Instruksi dan pemakai yang terprogram secara baik dan dapat menilai adanya

kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.

1.3 Manajemen 

Secara umum manajemen dapat diartikan sebagai suatu proses

merencanakan, menganggarkan, mengorganisasikan, mengarahkan,

mengkoordinasikan, mengawasi, dan melaporkan kegiatan masing-masing unit

organisasi agar keseluruhan tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan

efisien. 

Manajemen juga berarti sebagai kelompok pemimpin dalam organisasi.

Manajemen (management) adalah pekerjaan yang dikerjakan oleh manajer

(manager). Disebutkan bahwa pekerjaan manajer bersifat manajerial, di samping

itu manajer juga dapat diartikan sebagai pemimpin. Dengan demikian, untuk

mencapai tujuannya tiap organisasi memerlukan manajemen yang tepat dan dapat

dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. 

Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber

daya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat

dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-

orang menjalankan pekerjaan. Umumnya, sumber daya yang tersedia dalam

manajemen meliputi manusia, material, mesin, dan modal. Konsep sumber daya

manajemen ini akan menjadi bertambah ketika pembahasan difokuskan pada

Sistem Informasi Manajemen. Dalam Sistem Informasi Manajemen, sumber daya

manajemen meliputi tiga sumber daya tersebut ditambah dengan sumber daya

berupa informasi sehingga menjadi istilan 4M + 1 I (manusia, material, mesin

modal, dan informasi) (Leod,1996).

Dalam upaya memanfaatkan sumber daya manajemen tersebut, para

manajer akan melakukan tiga macam proses manajemen, yang meliputi:

a.  Perencanaan

b.  Pengendalian (meliputi: pengorganisasian, penggerakan, dan koordinasi)

c.  Pengambilan keputusan

Proses manajemen dapat dilakukan dalam tiga tingkatan kegiatan

manajemen. Tingkatan kegiatan manajemen dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu:

a.  Perencanaan dan pengendalian operasional

b.  Perencanaan taktis dan pengendalian manajemen

c.  Perencanaan strategis

Tingkat perencanaan operasional dan pengendalian manajemen merupakan

kegiatan manajemen pada tingkat paling rendah. Tingkat perencanaan taktis dan

pengendalian manajemen merupakan kegiatan manajemen tingkat menengah.

Sedangkan tingkat perencanaan strategis merupakan tingkat kegiatan manajemen

paling atas. Ketiga tingkatan kegiatan manajemen tersebut dapat digambarkan

sebagai sebuah piramida

2.  Sistem Informasi Manajemen

Istilah Sistem Informasi Manajemen (SIM) menunjukkan sistem-sistem

informasi fungsional yaitu sistem-sistem informasi yang diterapkan di fungsi-

Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software

http://www.foxitsoftware.com   For evaluation only.13

fungsi organisasi, misalnya sistem informasi akuntansi, sistem informasi

pemasaran, dan sebagainya.

Ruang lingkup SIM tertuang pada kata pembentuknya, yaitu sistem,

informasi, dan manajemen. Dari ruang lingkup tersebut beberapa rumusan SIM

antara lain:

a.  SIM adalah pengembangan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang

efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke,1989).

b.  SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan

informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa

(Leod, 1996).

c.  SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yang akurat dan

tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan

keputusan dan membuat organisasi dalat melakukan fungsi perencanaan,

operasi secara efektif, dan pengendalian (Stoner,1996).

Menurut Burch dan Strater (Daihani,2001) Sistem Informasi Manajemen

adalah sekumpulan fungsi-fungsi yang bergabung dan secara sistematis: (a)

melaksanakan pengolahan data transaksi operasional, (b) menghasilkan informasi

untuk mendukung manajemen dalam melaksanakan aktivitas perencanaan,

pengendalian dan pengambilan keputusan, (c) menghasilkan berbagai laporan bagi

kepentingan eksternal organisasi.

Dari uraian dan definisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa SIM

adalah  suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna

mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen (perencanaan,

pengorganisasian, dan pengendalian) dalam suatu organisasi. 

Secara umum fungsi sistem informasi manajemen ada tiga, yaitu:

a.  Mengambil data (data capturing)

b.  Mengolah, mentrasformasikan, dan mengkonversi data menjadi informasi.

c.  Mendistribusikan informasi (reporting/disseminating) kepada para pemakai.

Secara konseptual terdapat perbedaan antara Sistem Informasi (SI) dan

Sistem Informasi Manajemen (SIM). Perbedaan keduanya terletak pada pada

3. Sistem Pengolahan Data

3.1 Unsur Pengolahan Data

Pengolahan data adalah serangkaian operasi atas informasi yang

direncanakan guna mencapai tujuan. Proses pengolahan data dapat meliputi

sebagian atau seluruh unsur pengolahan data berikut:

a.  Pengumpulan data (data capturing)

Pengumpulan data merupakan unsur pengolahan data yang berupa aktifitas

penangkapan data ke dalam dokumen dasar. Dokumen dasar umumnya berupa

lembar-lembar isian data yang harus diisi oleh para petugas atau orang lain di

lapangan secara langsung. Dalam hal ini dokumen dasar harus dirancang agar

jelas, mudah diisi, dan dapat meminimalkan kemungkinan terjadinya

kesalahan data.

b.  Pembacaan (reading)

Pembacaan data merupakan proses membaca data dan dokumen dasar yang

digunakan agar dapat diproses lebih lanjut. Proses pembacan data dapat

dilakukan secara otomatis menggunakan alat bantu/mesin atau manual.

c.  Pemeriksaan (verifying)

Pemeriksaan diperlukan untuk mencegah, mengecek kemungkinan terjadinya

kesalahan data yang dibaca dari dokumen dasar.

d.  Perekaman (recording)

Perekaman data merupakan proses penyimpanan data yang telah dibaca dan

diverifikasi ke dalam alat penyimpanan data (memorj) yang digunakan. Dalam

sistem yang menggunakan komputer, perekaman data dilakukan ke dalam

memori sekunder (secondary memory) yang dapat berupa disk, hard disk, dan

lainnya.

e.  Penggolongan (classifying)

Penggolongan data diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi

berdasarkan klasifikasi tertentu.

f.  Pengurutan (sorting)

Operasi pengurutan merupakan operasi yang penting dan selalu digunakan

dalam pengolahan data. Data perlu diurutkan dengan tujuan untuk

mempermudah pembacaan, pemahaman, dan pencarian informasi yang

disajikan. Pengurutan data dapat dilakukan dalam dua kemungkinan kondisi,

yaitu urut naik (ascending) atau urut turun (descending). Pengurutan dapat

dilakukan secara eksternal maupun secara internal dalam fisik penyimpanan

data. Data dalam basis data pada sistem komputer dapat diurutkan berdasarkan

kriteria tertentu dengan melakukan pengindekan file basis data.

g.  Peringkasan (sumarizing)

Peringkasan data dimaksudkan sebagai operasi untuk menghilangkan

kemunculan data secara berulang atau menyusun rekapitulasi dari sekumpulan

rincian data yang tersimpan sebagai basis data dalam memory.

h.  Perhitungan (calculating)

Perhitungan dalam pengolahan data dapat melibatkan seluruh operasi

aritmatika.

i.  Perbandingan (comparing)

Data sumber dalam basis data seringkali perlu dibandingkan dengan data yang

lain untuk mengetahui posisi atau kondisi data dalam sekumpulan data yang

direkam.

j.  Pemindahan (transmitting)

Dalam suatu sistem jaringan komputer, data perlu dikirimkan dari satu

terminal ke terminal yang lain melalui media transmisi data untuk diproses

lebih lanjut.

k.  Penampilan kembali (retrieving)

Informasi pada prinsipnya merupakan hasil penampilan kembali data yang

tersimpan pada media penyimpan dalam format tertentu yang ditetapkan

sebelumnya. Proses penampilan kembali data tersebut harus diusahakan agar

dapat dilakukan secara mudah dan cepat.

l.  Penggandaan (reproduction)

Penyajian informasi, khususnya dalam bentuk hardcopy perlu dikendalikan

agar informasi tersebut dapat dikirimkan kepada seluruh pemakai, sehingga

perlu ditetapkan jumlah eksemplar laporan yang harus dicetak. Cacah

eksemplar laporan yang harus disediakan, biasanya didasarkan pada jumlah

tembusan yang tercantum pada bagian bawah cetakan laporan.

m.  Penyebarluasan (distribution)

Distribusi informasi dapat dilakukan melalui media komunikasi data atau

dikirim dalam bentuk hardcopy kepada setiap pemakai sesuai daftar tembusan

dalam laporan.

3.2 Metode Pengolahan Data

Terdapat empat metode yang dapat diterapkan dalam sistern pengolahan

data, yaitu:

a.  Metode manual

Dalam metode ini semua operasi pengolahan data dilakukan dengan tangan

dan menggunakan alat bantu manual yang sederhana, misalnya pensil,

penggaris, kertas kerja, dan lain-lain.

b.  Metode elektromekanik (electromechanical)

Dalam metode ini operasi pengolahan data dikerjakan secara manual dibantu

dengan mesin-mesin elektronik sederhana. Sebagai contoh adalah seorang

karyawan yang bekerja dengan menggunakan mesin catat kolom (posting

machine).

c.  Metode sistem warkat (punched-card equipment)

Dalam metode ini operasi pengolahan data dilakukan dengan sistern warkat.

Prinsip sistem warkat dapat dijelaskan sebagai berikut. Data mengenai suatu

obyek dicatat dalam suatu kartu dengan sandi lubang. Sejumlah kartu yang

mengandung sejumlah data-data tentang obyek yang sama digabung bersama

untuk membentuk suatu berkas/file. Metode ini banyak digunakan pada masa

awal ditemukannya sistem komputer pada tahun 1950-an dan sudah tidak

dipakai saat ini.

d.  Metode elektronik komputer (electronic computer)

Dalam metode ini seluruh operasi pengolahan data dilakukan menggunakan

alat bantu elektronik yang disebut komputer. Beberapa hal yang perlu

dipertimbangkan dalam pemilihan metode pengolahan data yang tepat

menuntut seorang system analyst untuk mampu memahami persyaratan-

persyaratan pengolahan maupun kemampuan-kemampuan mencapai hasil dari

setiap metode yang dipilih. Persyaratan pemilihan metode pengolahan data

dapat ditentukan dengan mempertimbangan hal-hal sebagai berikut:

  Volume unsur-unsur data yang dimuat

  Kompleksitas operasi pengolahan data yang diperlukan

  Batasan waktu pengolahan

  Tuntutan perhitungan

C.  Penutup

Dari uraian sebelumnya, Sistem Informasi Manajemen dapat didefinisikan

sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-

sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara

bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan

fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian

mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi

sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai

nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun di masa

mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi,

dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi

tersebut guna mencapai tujuan.